Cuando las organizaciones superan la etapa de automatizar tareas aisladas y empiezan a automatizar procesos reales de negocio, aparece un desafío común: cómo coordinar agentes digitales, personas, reglas, excepciones y todo sin perder control, trazabilidad ni eficiencia.
Durante años, la automatización de procesos se apoyó casi exclusivamente en bots con un gran punto ciego: la interacción humana. RPA Connect surge precisamente para cubrir ese espacio, complementa y potencia, habilitando automatizaciones end-to-end donde la interacción humana es parte estructural del proceso. Orquestar procesos completos en un único flujo, con trazabilidad y control.
A continuación, se detallan todas las funcionalidades y módulos de RPA Connect, explicando para qué sirven y qué problema resuelven.
1. Formularios inteligentes orientados a procesos
CUANDO LA AUTOMATIZACIÓN NECESITA PERSONAS (Y NO MAILS NI EXCEL)
Uno de los mayores cuellos de botella aparece cuando el proceso necesita interacción humana. Tradicionalmente, eso se resuelve con correos, planillas compartidas o tickets fuera del flujo automatizado.
RPA Connect cambia ese enfoque incorporando formularios personalizados según el proceso de negocio. No se trata de simples formularios web, sino de interfaces diseñadas para ser utilizados como entrada, validación o corrección de datos necesarios dentro de procesos automatizados.
Funcionalidades principales:
- Creación de formularios web sin código.
- Campos dinámicos, validaciones complejas y reglas de negocio.
- Carga de archivos, tablas, listas y estructuras complejas.
- Control de visibilidad y comportamiento según rol o estado del proceso.
- Diseño UX pensado para minimizar errores humanos.
Para qué sirven:
- Reemplazan correos cruzados, hojas de cálculo (con múltiples versiones) y cargas manuales no controladas.
- Permiten capturar datos confiables y estructurados para que el agente digital ejecute.
- Habilitan correcciones cuando la automatización detecta inconsistencias.
- Funcionan como punto de entrada estándar para procesos end-to-end. Es decir, ingresar información en el punto exacto del proceso donde se necesita.
En términos prácticos: los formularios garantizan calidad de datos desde el inicio permitiendo automatizaciones end to end sin fallas. De esta forma, la interacción deja de ser un desvío y pasa a ser una etapa más del flujo automatizado.
2. Workflows: los flujos de trabajo son el corazón de los procesos end-to-end
LA VERDADERA DIFERENCIA ENTRE AUTOMATIZAR TAREAS AISLADAS Y AUTOMATIZAR PROCESOS DE EXTREMO A EXTREMO APARECE CUANDO SE MODELA EL RECORRIDO COMPLETO.
En RPA Connect, ese recorrido se define a través de workflows configurables, que permiten estructurar el proceso de punta a punta definiendo etapas, responsables, reglas de avance y excepciones, sin necesidad de desarrollo.
Funcionalidades principales:
- Secuencia de formularios y tareas a completar cuando sea necesario.
- Asignación de responsables por rol, usuario o condición.
- Rutas condicionales según datos o decisiones.
- Gestión de estados, SLA y vencimientos.
- Visibilidad completa del estado de cada instancia del proceso.
Para qué sirven:
- Orquestan todo el ciclo de vida del proceso, no solo una tarea puntual.
- Permiten que los bots se ejecuten en el momento correcto, con información validada.
- Incorporan lógica de negocio y se definen reglas que determinan el avance o desvío del proceso.
- Habilitan escalabilidad sin reescribir automatizaciones.
RPA Connect convierte automatizaciones aisladas en procesos de negocio reales. Esto permite que la automatización no dependa de secuencias rígidas, sino de lógica de negocio adaptable, algo clave para escalar en entornos complejos.
3. Human-in-the-Loop (HITL) como funcionalidad nativa
EL GRAN ENEMIGO “LAS EXCEPCIONES”
En muchos proyectos donde se implementan tecnologías como RPA o IA, las excepciones se vuelven “el gran enemigo”. Cuando algo falla, el proceso se detiene o sale del circuito.
RPA Connect incorpora Human-in-the-Loop de forma estructural, permitiendo que las personas intervengan cuando hace falta, sin perder trazabilidad ni control.
Funcionalidades principales:
- Asignación de tareas a personas (internas o externas a la compañía) dentro del flujo automatizado.
- Bandejas de trabajo (ordenadas y claras) por usuario o rol.
- Validaciones, aprobaciones y correcciones manuales.
- Reingreso controlado al flujo automático una vez resuelta la tarea humana.
- Historial completo de acciones.
Para qué sirven:
- Resolver excepciones sin romper el proceso.
- Incorporar juicio humano donde la IA o RPA no alcanzan.
- Evitar retrabajo y desvíos fuera del sistema.
- Mantener trazabilidad y control total.
Esto permite automatizar procesos complejos, no solo los “perfectos”. El resultado es un modelo donde la automatización avanza hasta donde puede, y la persona interviene solo cuando aporta valor.
4. Canales de interacción (3 canales principales)
OTRO FACTOR CRÍTICO PARA EL ÉXITO DE LA AUTOMATIZACIÓN ES LA ADOPCIÓN.
RPA Connect entiende que los usuarios no quieren aprender nuevas herramientas técnicas para interactuar con procesos automatizados. Por este motivo, permite interactuar con automatizaciones desde múltiples canales, sin obligar a los usuarios a entrar a herramientas técnicas.
4.1 Portal Web
- Centralizado para gestión y seguimiento.
- Acceso a formularios.
- Bandeja de tareas.
- Seguimiento de procesos.
- Visualización de estados e historial.
Para qué sirve: centraliza la interacción con automatizaciones en un único punto.
4.2 Microsoft Teams
- Recepción de tareas y notificaciones.
- Alertas y mensajes de los trabajadores digitales.
- Acceso a formularios directamente desde Teams.
- Resolución de tareas sin salir del canal de trabajo diario.
Para qué sirve: aumenta adopción y reduce fricción con usuarios de negocio.
4.3 Enlace único vía correo electrónico
- El agente digital envía un correo con un link único y seguro.
- El usuario accede directamente a la tarea o formulario.
- No requiere credenciales, ni navegación adicional.
Para qué sirve: este canal es clave para usuarios externos, proveedores, áreas no técnicas o interacciones puntuales, manteniendo siempre el proceso bajo control.
5. Seguridad, roles y gobernanza
Cuando la automatización empieza a crecer, aparecen nuevas preguntas:
- ¿Quién puede intervenir en cada etapa?
- ¿Dónde queda la evidencia?
- ¿Cómo se audita el proceso?
RPA Connect responde a estas necesidades con roles, permisos, trazabilidad y control, permitiendo que TI y los CoE de automatización escalen procesos sin perder visibilidad ni compliance.
Funcionalidades principales:
- Gestión de roles y permisos.
- Control de acceso por formulario o etapa asignada del workflow.
- Trazabilidad completa (quién hizo qué y cuándo).
- Evidencia para auditoría y compliance.
Para qué sirve:
- Escalar en la automatización sin perder control.
- Cumplir requerimientos regulatorios.
- Dar visibilidad a TI y CoE sobre la operación real acelerarando time-to-value de iniciativas de automatización.
La Automatización Inteligente no se trata solo de ejecutar tareas más rápido, sino de diseñar procesos que funcionen. RPA Connect es una plataforma diseñada para resolver el mayor problema de la automatización moderna: cómo hacer que bots y personas trabajen juntos de forma controlada, escalable y medible.
Para líderes de tecnología, habilita automatizaciones más complejas, más robustas y más cercanas a la realidad operativa del negocio, manteniendo foco en Human-in-the-Loop y automatización end-to-end.